Politique de confidentialité

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Notre engagement

Sémaz Inc. (ci-après « Sémaz ») est une société-conseil qui accompagne les entreprises — principalement des PME manufacturières et technologiques du Québec — dans leurs démarches d'innovation organisationnelle et d'innovation de produits. Dans le cadre de cette mission, Sémaz est appelée à recueillir un nombre limité de renseignements, notamment lorsque vous communiquez avec nous ou demandez un appel diagnostic.

Sémaz s'engage à mettre en place les moyens raisonnables pour diminuer les risques d'incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, et à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses clients, partenaires, fournisseurs, employés, ainsi que de toute personne qui interagit avec elle. Nous apprécions la confiance de nos clients et partenaires, et nous reconnaissons que la maintenir exige d'être transparents et responsables dans la manière dont nous recueillons et traitons les renseignements qui nous sont communiqués.

Sémaz s'engage à ne collecter, traiter et communiquer un renseignement permettant d'identifier une personne que lorsque celle-ci y a consenti, à moins que la loi ne le permette ou ne l'exige, auquel cas votre consentement n'est pas requis.

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Cadre juridique

La présente politique est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modernisée par la Loi 25) et, le cas échéant, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA) au niveau fédéral. Les communications électroniques commerciales que nous pourrions vous adresser sont régies par la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP / CASL).

03

Objectifs de la politique

La présente politique a pour objectif d'informer les utilisateurs des raisons pour lesquelles, et de la façon dont, Sémaz — ou toute personne agissant en son nom — recueille et utilise leurs renseignements personnels. Elle est rédigée en langage clair afin d'assurer un consentement éclairé.

Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignement personnel » un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier : par exemple le nom, l'adresse, l'adresse courriel personnelle, le numéro de téléphone personnel ou la langue de communication.

De manière générale, les coordonnées d'affaires d'une personne — par exemple son nom, son titre, son adresse, son courriel ou son numéro de téléphone au travail, utilisés à des fins professionnelles — ne constituent pas des renseignements personnels au sens de la loi. Compte tenu de notre clientèle exclusivement composée d'entreprises (B2B), la plupart des coordonnées que nous traitons sont de cette nature.

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Recueil du consentement

Nous recueillons un consentement avant de collecter des renseignements personnels. Le consentement peut être explicite ou implicite, et peut être donné directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions le consentement explicite (verbal, écrit ou par voie électronique). Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l'action d'une personne : par exemple, remplir notre formulaire de contact en y inscrivant un nom, un courriel et un numéro de téléphone afin d'obtenir un appel diagnostic constitue un consentement implicite à l'utilisation de ces renseignements pour vous répondre.

Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements, des fins de la collecte et des attentes raisonnables d'une personne placée dans une situation similaire. Si nous souhaitons utiliser des renseignements à une nouvelle fin, nous en décrirons l'usage prévu et demanderons à nouveau votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir « Vos droits »).

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Renseignements que nous recueillons

Sémaz ne recueille des renseignements que par des moyens licites et uniquement aux fins qui vous sont divulguées dans la présente politique, ou lorsque la loi le permet ou l'exige. La nature des renseignements recueillis varie selon le contexte de vos interactions avec nous :

• Nom et coordonnées. Prénom et nom, entreprise, fonction, courriel professionnel, numéro de téléphone, servant à communiquer avec vous et à donner suite à votre demande.
• Informations sur votre organisation. Taille approximative et secteur d'activité de votre entreprise, fournis afin de mieux qualifier et préparer notre échange.
• Contenu de vos demandes. Renseignements que vous nous transmettez volontairement, par exemple lorsque vous décrivez votre principal défi dans un champ libre, par courriel ou par téléphone.
• Données de navigation. Lorsque vous visitez notre site, certaines données techniques peuvent être recueillies au moyen de témoins (voir « Témoins et technologies similaires ») : adresse IP, type et version de navigateur, pages consultées, date, heure et durée de la visite.

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Pourquoi nous recueillons vos renseignements

Nous recueillons et utilisons vos renseignements aux fins suivantes :

• Répondre à vos demandes et fournir nos services-conseils. Donner suite à une demande de contact ou d'appel diagnostic, préparer et réaliser nos mandats, et gérer la relation client dans le cadre de nos obligations contractuelles.
• Améliorer notre site et nos services. Comprendre l'usage de notre site afin d'en améliorer le fonctionnement et la pertinence.
• Communiquer avec vous. Vous transmettre, avec votre consentement, des ressources, des invitations ou une infolettre. Chaque communication commerciale électronique comporte un mécanisme de désabonnement, conformément à la LCAP.
• Recueillir vos commentaires. Vous inviter à répondre à un sondage, notamment à la suite d'une formation ou d'un mandat, afin d'évaluer et d'améliorer la qualité de nos services.
• Satisfaire à nos obligations légales. Nous conformer aux lois, règlements et exigences applicables.

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Communication de renseignements à des tiers

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des entreprises, organisations ou personnes extérieures à Sémaz, sauf aux fournisseurs et partenaires de confiance qui agissent pour notre compte et qui en ont besoin pour les fins décrites dans la présente politique, ou dans les cas suivants :

• Avec votre consentement.
• Pour l'exploitation de nos outils et l'hébergement de nos données. Nous faisons appel à des fournisseurs qui traitent des renseignements pour notre compte, selon nos instructions et avec un niveau de protection au moins équivalent au nôtre. Ces fournisseurs comprennent notamment :
  • HubSpot — plateforme de gestion de la relation client (CRM), d'hébergement de nos formulaires de contact, de gestion de nos communications et infolettres. Les renseignements que vous nous transmettez par le formulaire de notre site sont enregistrés dans HubSpot.
• Pour le stockage infonuagique. Certains de ces fournisseurs stockent les renseignements sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec ou du Canada (notamment aux États-Unis dans le cas de HubSpot). Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, Sémaz procède à l'évaluation requise par la loi afin de s'assurer qu'ils bénéficient d'une protection adéquate.
• Pour des raisons juridiques. Lorsque la communication est nécessaire pour nous conformer aux lois et règlements en vigueur, ou pour faire valoir nos droits.

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Sécurité des renseignements

Sémaz accorde une grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s'engage à les traiter selon les normes et standards reconnus de l'industrie, uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements sont conservés dans un environnement contrôlé et sécurisé, protégé contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Sémaz prend les mesures requises pour en diminuer les conséquences, en avise les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information lorsque la loi l'exige, et consigne l'incident dans un registre tenu à cet effet.

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Témoins et technologies similaires

Sémaz peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des pixels et des fichiers journaux pour recueillir certains renseignements relatifs aux visiteurs de son site, notamment au moyen de HubSpot et de ses outils d'analyse. Les témoins sont de petits éléments d'information transmis à votre navigateur lors de votre visite. Ils peuvent inclure votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, les pages consultées, ainsi que la date, l'heure et la durée de votre visite.

Certains témoins sont nécessaires au bon fonctionnement du site ; d'autres servent à en mesurer l'audience ou à soutenir nos activités de communication. Vous pouvez configurer votre navigateur pour être informé de la présence de témoins et choisir de les accepter ou non.

Notre site peut contenir des liens vers des sites de tiers. La présente politique cesse de s'appliquer dès que vous quittez notre site, et Sémaz n'est pas responsable du traitement de vos renseignements par ces tiers.

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Conservation des renseignements

Sémaz ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et pour la durée requise par ses obligations légales et contractuelles. Une fois la période de conservation expirée, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire. Seuls des rapports ou statistiques contenant des données anonymisées peuvent être conservés au-delà de cette période.

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Vos droits

Conformément à la loi applicable, vous pouvez, sur demande :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• en demander la rectification s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement ou demander de cesser de recevoir nos communications ;
• demander la portabilité de certains renseignements informatisés que vous nous avez fournis.

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir ci-dessous). Si une demande concerne des renseignements affichés sur des plateformes de tiers, veuillez vous adresser directement à ces tiers.

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Pour nous joindre ou formuler une plainte

Pour toute question relative à la présente politique ou à l'utilisation de vos renseignements personnels, ou pour exercer vos droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

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Modifications

Nous modifions la présente politique de temps à autre. Toute diminution de vos droits ne sera pas appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date de la dernière mise à jour et, si les modifications sont importantes, nous publions un avis bien en vue sur notre site.